Yrittäjä – näin vältät yleisimmät virheet kirjanpidossa
Tässä blogitekstissä kirjoitamme yleisimmistä kirjanpidon virheistä, joita olemme kohdanneet ja jotka ovat helposti vältettävissä. Kirjanpito on jokaisen yrityksen yksi menestyksen kulmakivistä, mutta valitettavan usein monet yrittäjät törmäävät yleisiin virheisiin, jotka voivat johtaa ongelmiin verottajan tai muiden viranomaisten kanssa. Virheitä voi tapahtua mistä tahansa syystä, mutta virheet ovat aina korjattavissa. Käymme alla läpi viisi tyypillisintä tilannetta, joissa olemme havainneet virheitä erityisesti aloittavien yrittäjien kohdalla.
1. Puutteellinen tositeaineisto
Kirjanpidon perusperiaatteisiin kuuluu, että ilman tositetta ei ole kirjanpitoa. Jokainen meno ja tulo pitää olla dokumentoituna tositteella. Säilytä kuitit, laskut ja muut tositteet järjestyksessä, jotta tarvittaessa voit helposti osoittaa ne verottajalle. Sähköisessä taloushallinnossa tämä tarkoittaa, että jokaisella kirjanpitotapahtumalla täytyy olla liite, joka varmentaa tapahtuman. Kirjanpitolain mukaan kirjanpitoaineistoa tulee myös säilyttää 6 vuotta tilikauden päättymisen jälkeen.
2. Henkilökohtaiset menot kirjanpidossa
Yrityksen oma pankkitili helpottaa merkittävästi kirjanpitoa ja vähentää riskiä, että yrittäjän henkilökohtaisia menoja sotkeutuu yrityksen menoihin. Uuden yrittäjän on tärkeää ymmärtää, että henkilökohtaiset menot eivät kuulu yrityksen kirjanpitoon. Osakeyhtiössä ei myöskään ole yksityisottoja tai nostoja samalla tavalla kuin toiminimissä. Yrittäjä ei siis voi vapaasti nostaa rahaa osakeyhtiöstä. Raha siirtyy osakeyhtiöstä pääsääntöisesti joko palkanmaksun tai osingonjaon muodossa.
3. Virheellinen menojen vähentäminen (ALV, tuloverotus)
Yksi yleisimmistä virheistä liittyy arvonlisäveroon. Tarkista aina, että arvonlisävero lasketaan oikein ja ilmoitetaan ajallaan. Hyvin tyypillinen virhe arvonlisäveron käsittelyssä on, että vähennyksiä on tehty väärin tai ilmoitus on jätetty kokonaan tekemättä. Olennaista on huomioida myös se, että kaikki kulut eivät ole vähennyskelpoisia ja kulujen vähennyksiä voidaan käsitellä eri tavalla tuloverotuksessa ja arvonlisäverotuksessa. Mitään yksityisiä menoja ei saa vähentää verotuksessa. Lisäksi on myös erityistapauksia, joissa vähentämistä on rajoitettu osittain. Esimerkiksi edustusmenoista voidaan vähentää 50 % tuloverotuksessa, mutta arvonlisäveroa ei voida vähentää ollenkaan. Sakot, rangaistusmaksut ja verojen viivästysseuraamukset puolestaan ovat kokonaan vähennyskelvottomia.
4. Myöhästyneet ilmoitukset ja velvoitteiden laiminlyönti
Verohallinto ja muut viranomaiset ovat tarkkoja erilaisten ilmoitusten määräajoista. Myöhästymiset voivat johtaa lisämaksuihin ja muihin seuraamuksiin. Yrittäjän on tärkeää pitää kirjaa tärkeistä päivämääristä ja hoitaa ilmoitukset ajallaan esimerkiksi kalenterimerkintöjen avulla tai yhteistyössä luotettavan tilitoimiston kanssa. Olemme myös kohdanneet valitettavan usein tilanteita, joissa yrittäjät eivät ole selvittäneet kunnolla lakisääteisiä velvoitteitaan. Tällaisia tilanteita tulee vastaan esimerkiksi uuden työntekijän palkkaamisessa, työterveyshuollossa tai lakisääteisten vakuutusmaksujen hoitamisessa.
5. Itse tehdyn kirjanpidon ongelmakohdat
Vaikka kirjanpidon hoitaminen itse voi tuntua kustannustehokkaalta ratkaisulta, se altistaa yrittäjän helposti virheille. Ammattimainen tilitoimisto varmistaa, että yrityksesi kirjanpito on aina ajan tasalla ja lainsäädännön vaatimalla tavalla hoidettu. Tällaisissa tapauksissa virheet johtuvat usein puutteellisesta kirjanpidon ja verotuksen ymmärtämisestä.
Kaipaatko apua kirjanpidossa?
Ulkopuolisen kirjanpitäjän hankkiminen voi olla kannattavaa useassa eri tilanteessa. Erityisesti silloin kun yrityksellä on paljon liiketapahtumia tai mikäli yrittäjä haluaa keskittyä yrityksen varsinaiseen toimintaan, voi olla järkevää vapauttaa aikaa hallinnollisista töistä. Ota yhteyttä meihin, niin varmistamme yhdessä, että yrityksesi kirjanpito on kunnossa ja voit keskittyä omaan ydinliiketoimintaasi ilman huolia.
